Digitalisierung in der Arztpraxis: Was sich für MFA ändert

Die Arztpraxis wird digital – und zwar schneller, als viele gedacht hätten. Elektronische Patientenakte, E-Rezept, Videosprechstunde: Was vor wenigen Jahren noch Zukunftsmusik war, gehört heute zum Arbeitsalltag in der Praxis. Als Medizinische Fachangestellte (MFA) stehst du dabei im Zentrum des Wandels. Du bist die Schnittstelle zwischen Technik, Ärzten und Patienten. Wer die neuen digitalen Werkzeuge versteht und sicher anwenden kann, wird in Zukunft unverzichtbar sein.

In diesem Artikel bekommst du einen umfassenden Überblick über die wichtigsten digitalen Entwicklungen in der Arztpraxis – praxisnah, verständlich und auf den Punkt gebracht. So bist du bestens vorbereitet, egal ob du in der Ausbildung steckst oder schon im Berufsleben angekommen bist.

Die elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte – kurz ePA – ist eines der größten Digitalisierungsprojekte im deutschen Gesundheitswesen. Seit dem 15. Januar 2025 gilt das sogenannte Opt-out-Modell: Jeder gesetzlich Versicherte bekommt automatisch eine ePA angelegt, es sei denn, er widerspricht aktiv. Das ist ein grundlegender Wandel, denn vorher mussten Versicherte die ePA selbst beantragen. Der bundesweite Roll-out für die Praxen startete am 29. April 2025, und seit dem 1. Oktober 2025 ist die Nutzung der ePA in allen Arztpraxen, Krankenhäusern und Apotheken verpflichtend.

Was wird in der ePA gespeichert?

Die ePA bündelt wichtige Gesundheitsinformationen an einem zentralen, digitalen Ort. Dazu gehören unter anderem:

• Befunde und Diagnosen aus ärztlichen Behandlungen
• Medikationspläne und Verordnungen
• Laborergebnisse und Bildbefunde
• Impfdokumentation und Vorsorgeuntersuchungen
• Arztbriefe und Entlassbriefe aus dem Krankenhaus
• Notfalldaten wie Allergien, Vorerkrankungen und Blutgruppe

Deine Aufgaben als MFA bei der ePA

Als MFA kommst du an vielen Stellen mit der ePA in Berührung:

• Patientenaufklärung: Viele Patienten haben Fragen zur ePA. Du erklärst, was die ePA ist, wie sie funktioniert und welche Rechte sie haben – etwa das Recht, einzelne Dokumente zu sperren oder den Zugriff bestimmter Praxen einzuschränken.
• Zugriffsmanagement: Du hilfst dabei, Berechtigungen zu verwalten. Patienten können über ihre Krankenkassen-App steuern, welche Praxis auf welche Daten zugreifen darf.
• Dokumentenverwaltung: Im Praxisalltag lädst du Befunde, Arztbriefe und andere Dokumente in die ePA hoch. Gleichzeitig nutzt du die ePA, um relevante Vorinformationen abzurufen – das kann bei Überweisungen sehr hilfreich sein.
• Datenschutz beachten: Die ePA enthält hochsensible Daten. Du musst sicherstellen, dass der Zugriff nur im Rahmen der Behandlung erfolgt. Mehr zum Thema Datenschutz findest du in unserem Artikel über Datenschutz und DSGVO für MFA.

Das E-Rezept – So funktioniert es

Seit dem 1. Januar 2024 ist das E-Rezept für verschreibungspflichtige Arzneimittel auf Kassenrezept Pflicht. Das klassische rosa Papierrezept gehört damit weitgehend der Vergangenheit an. Stattdessen wird das Rezept digital erstellt, signiert und übermittelt.

Der Workflow im Praxisalltag

So läuft der E-Rezept-Prozess in der Praxis ab:

1. Verordnung erstellen: Der Arzt erstellt das Rezept in der Praxissoftware (PVS).
2. Digitale Signatur: Das Rezept wird mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) qualifiziert elektronisch signiert.
3. Übermittlung: Das signierte E-Rezept wird auf den E-Rezept-Fachdienst der gematik hochgeladen.
4. Einlösung durch den Patienten: Der Patient löst das Rezept in der Apotheke ein – per Gesundheitskarte (eGK) am Kartenterminal oder über die E-Rezept-App der gematik.

Was bleibt auf Papier?

Nicht alle Rezeptarten werden digital ausgestellt. Weiterhin auf Papier bleiben:

• BtM-Rezepte (Betäubungsmittel) – hier gelten besondere Sicherheitsanforderungen
• T-Rezepte für Thalidomid-haltige Arzneimittel
• Privatrezepte (hier ist die Umstellung noch nicht verpflichtend)

Einen vollständigen Überblick über alle Rezeptarten findest du in unserem Artikel Rezeptarten im Überblick für MFA.

Deine Rolle als MFA beim E-Rezept

Du sorgst dafür, dass der E-Rezept-Workflow reibungslos läuft. Das bedeutet: Rezeptanfragen entgegennehmen, Verordnungen in der Software vorbereiten, bei technischen Problemen mit dem Kartenterminal erste Hilfe leisten und Patienten erklären, wie sie ihr E-Rezept einlösen können.

Telematikinfrastruktur – Das digitale Rückgrat

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist das sichere Datennetzwerk, das alle Akteure im Gesundheitswesen miteinander verbindet – Arztpraxen, Krankenhäuser, Apotheken und Krankenkassen. Ohne die TI wären ePA und E-Rezept nicht möglich. Verantwortlich für Aufbau und Betrieb ist die gematik, eine Gesellschaft des Bundes.

Die wichtigsten Komponenten

• TI-Konnektor: Das ist heute noch das Herzstück der TI-Anbindung in jeder Praxis. Der Konnektor stellt die verschlüsselte Verbindung zur TI her. Mit der TI 2.0 wird er schrittweise durch ein TI-Gateway ersetzt, das auf einer Zero-Trust-Architektur mit moderner ECC-Verschlüsselung beruht. Die Migration auf TI 2.0 startet 2026 mit den ersten Anwendungen (z. B. VSDM 2.0) und soll bis 2029 weitgehend abgeschlossen sein.
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis): Die Chipkarte des Arztes – wird unter anderem für die qualifizierte elektronische Signatur beim E-Rezept benötigt.
• SMC-B (Security Module Card Typ B): Die Praxiskarte – sie identifiziert die Praxis als berechtigten Teilnehmer der TI.
• KIM (Kommunikation im Medizinwesen): Ein sicherer E-Mail-Dienst für den Austausch medizinischer Dokumente zwischen Praxen, Kliniken und anderen Leistungserbringern. Arztbriefe, Befunde und Überweisungen können über KIM datenschutzkonform versendet werden.

Was bedeutet das für dich?

Im Praxisalltag wirst du mit der TI vor allem dann konfrontiert, wenn etwas nicht funktioniert – zum Beispiel wenn der Konnektor Verbindungsprobleme hat oder die Karte nicht erkannt wird. Grundlegendes Verständnis der Komponenten hilft dir, Fehler einzuordnen und den IT-Support gezielt zu informieren.

Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA)

Seit Oktober 2020 können Ärzte in Deutschland sogenannte Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA) verordnen – umgangssprachlich auch „Apps auf Rezept" genannt. DiGA sind CE-gekennzeichnete Medizinprodukte in Form von Apps oder browserbasierter Software, die vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) geprüft und zugelassen werden.

Beispiele für DiGA

• Kalmeda: Tinnitus-Therapie per App
• Vivira: Bewegungstherapie bei Rückenschmerzen
• Zanadio: Unterstützung bei Adipositas
• Somnio: Digitale Behandlung von Schlafstörungen

Die vollständige Liste findest du im offiziellen DiGA-Verzeichnis des BfArM.

Deine Aufgabe als MFA

Patienten wissen oft nicht, was eine DiGA ist oder wie sie eine solche App nutzen. Du kannst helfen, indem du:

• erklärst, dass die App von der Krankenkasse bezahlt wird
• den Ablauf beschreibst: Verordnung durch Arzt, Freischaltcode von der Kasse, Download und Nutzung
• darauf hinweist, dass DiGA keine Medikamente ersetzen, sondern die Therapie ergänzen
• bei technischen Fragen erste Anlaufstelle bist

Videosprechstunde – Aufgaben der MFA

Die Videosprechstunde hat sich spätestens seit der Corona-Pandemie fest im Praxisalltag etabliert. Für bestimmte Anliegen – etwa Befundbesprechungen, Verlaufskontrollen oder Beratungsgespräche – bietet sie eine sinnvolle Alternative zum Praxisbesuch.

Deine Aufgaben rund um die Videosprechstunde

• Terminplanung: Du koordinierst, welche Termine als Videosprechstunde stattfinden und welche eine persönliche Vorstellung erfordern.
• Technische Vorbereitung: Du stellst sicher, dass die Videosoftware funktioniert, die Internetverbindung stabil ist und Kamera sowie Mikrofon einsatzbereit sind.
• Patientenanleitung: Du schickst den Patienten den Einwahllink, erklärst den technischen Ablauf und gibst Tipps – zum Beispiel, einen ruhigen Raum und gutes Licht zu nutzen.
• Dokumentation: Auch Videosprechstunden müssen ordentlich dokumentiert werden – Zeitpunkt, Dauer, Inhalte und etwaige Maßnahmen.
• Datenschutz: Die verwendete Videokonferenz-Lösung muss von der KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) zertifiziert sein. Du achtest darauf, dass keine unverschlüsselten Tools wie Skype oder WhatsApp genutzt werden.

Praxissoftware – Die gängigsten Systeme

Die Praxisverwaltungssoftware (PVS) ist das zentrale Arbeitswerkzeug in jeder Arztpraxis. Hier werden Patientendaten verwaltet, Termine geplant, Diagnosen codiert, Abrechnungen erstellt und natürlich auch ePA und E-Rezept angebunden.

Verbreitete PVS-Systeme in Deutschland

Was bedeutet das für dich?

Jede Praxis nutzt ein anderes System – und manchmal wechselt die Software auch. Als MFA solltest du dich schnell in neue Programme einarbeiten können. Die Grundlogik ist bei allen Systemen ähnlich: Patientenstammdaten, Karteikarte, Abrechnung und Formulare. Wer einmal ein PVS sicher beherrscht, findet sich auch in anderen schnell zurecht.

Welche digitalen Skills brauchst du als MFA?

Die Digitalisierung verändert das Berufsbild der MFA nachhaltig. Neben medizinischem Fachwissen werden digitale Kompetenzen immer wichtiger. Hier sind die Skills, die du mitbringen oder aufbauen solltest:

IT-Grundlagen

Du musst kein IT-Profi sein, aber ein solides Grundverständnis hilft enorm. Dazu gehören:

• Sicherer Umgang mit PC, Drucker, Scanner und Kartenterminal
• Verständnis von Netzwerken (WLAN, LAN) und deren Fehlerquellen
• Grundkenntnisse im Umgang mit E-Mail-Programmen und Cloud-Anwendungen

Datenschutz und Datensicherheit

Du arbeitest täglich mit sensiblen Gesundheitsdaten. Deshalb solltest du wissen:

• Was die DSGVO für den Praxisalltag bedeutet
• Wie du sichere Passwörter erstellst und verwaltest
• Warum du keine Patientendaten per unverschlüsselter E-Mail versenden darfst
• Was bei einem Datenschutzvorfall zu tun ist

Troubleshooting

Technik funktioniert nicht immer. Typische Probleme, die du kennen solltest:

• Konnektor meldet „Keine Verbindung" – Neustart oder Kabelprüfung als erster Schritt
• Kartenterminal erkennt eGK nicht – Karte reinigen, Terminal neu starten
• E-Rezept kann nicht signiert werden – eHBA prüfen, PIN-Eingabe kontrollieren

Lernbereitschaft

Die digitale Landschaft im Gesundheitswesen verändert sich laufend. Neue Tools, Updates und gesetzliche Änderungen gehören dazu. Wer offen für Neues ist und sich regelmäßig weiterbildet, hat klare Vorteile. Nutze dafür gerne unseren Lernbereich, um dein Wissen aufzufrischen und zu vertiefen.

Digitale Kommunikation

Ob KIM, E-Mail oder Messenger-Dienste für die interne Teamkommunikation – du solltest wissen, welches Tool wann geeignet ist und was dabei zu beachten ist.

Chancen und Herausforderungen

Die Digitalisierung bringt sowohl Vorteile als auch Stolpersteine mit sich. Hier ein ehrlicher Blick auf beide Seiten:

Chancen

• Weniger Papier, mehr Effizienz: Digitale Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Kein Suchen nach verlorenen Befunden mehr, keine unleserlichen Handschriften.
• Bessere Versorgung: Durch die ePA haben alle behandelnden Ärzte Zugriff auf relevante Informationen – das reduziert Doppeluntersuchungen und verbessert die Behandlungsqualität.
• Flexible Arbeitsmodelle: Die Videosprechstunde eröffnet neue Möglichkeiten, etwa für MFA im Homeoffice bei der Terminkoordination.
• Aufwertung des Berufsbildes: MFA mit starken digitalen Kompetenzen sind gefragt – das kann sich auch positiv auf Gehalt und Karrierechancen auswirken.

Herausforderungen

• Technische Probleme: Konnektor-Ausfälle, langsame Internetverbindungen oder Software-Bugs können den Praxisablauf erheblich stören.
• Schulungsbedarf: Nicht alle MFA wurden in der Ausbildung ausreichend auf digitale Tools vorbereitet. Fortbildungen sind nötig, kosten aber Zeit und Geld.
• Ältere Patienten: Nicht jeder ist technikaffin. Gerade ältere Menschen brauchen geduldige Unterstützung bei der E-Rezept-App oder der ePA-Nutzung.
• Datenschutzbedenken: Mehr digitale Daten bedeuten auch mehr Angriffsfläche. Das Thema IT-Sicherheit wird in vielen Praxen noch nicht ernst genug genommen.
• Umstellungsaufwand: Der Übergang von analogen zu digitalen Prozessen ist mit hohem organisatorischem Aufwand verbunden und braucht Geduld.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist die ePA und muss ich als Patient etwas tun?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Akte, in der Gesundheitsdaten wie Befunde, Medikationspläne und Impfungen gespeichert werden. Seit 2025 wird sie automatisch für alle gesetzlich Versicherten angelegt (Opt-out-Prinzip). Du musst nichts tun, um eine ePA zu bekommen – aber du kannst der Nutzung widersprechen, wenn du das möchtest.

Können Patienten weiterhin ein Papierrezept bekommen?

Für verschreibungspflichtige Kassenrezepte gilt seit 2024 die E-Rezept-Pflicht. Ein Ausdruck auf Papier ist als Ersatzverfahren möglich, wenn technische Probleme vorliegen. BtM-Rezepte und T-Rezepte werden weiterhin auf Papier ausgestellt.

Ist die Videosprechstunde genauso gut wie ein Praxisbesuch?

Für viele Anliegen – etwa Befundbesprechungen, Verlaufskontrollen oder Beratungen – ist die Videosprechstunde eine sinnvolle Alternative. Körperliche Untersuchungen, Blutabnahmen oder Impfungen erfordern natürlich weiterhin einen persönlichen Besuch in der Praxis.

Was passiert, wenn die Telematikinfrastruktur ausfällt?

Bei einem TI-Ausfall können vorübergehend keine E-Rezepte signiert und keine ePA-Daten abgerufen werden. In solchen Fällen greifen Ersatzverfahren: E-Rezepte können als Ausdruck mit Barcode erstellt werden, und die Behandlung geht natürlich trotzdem weiter. Der IT-Support oder die gematik-Hotline helfen bei der Fehlerbehebung.

Brauche ich als MFA eine spezielle Fortbildung für digitale Themen?

Es gibt keine verpflichtende Einzelfortbildung, aber regelmäßige Schulungen sind dringend empfohlen. Viele Kassenärztliche Vereinigungen, Ärztekammern und auch Softwarehersteller bieten kostenlose oder günstige Fortbildungen zu ePA, E-Rezept und TI an. Auch unser Lernbereich bietet dir Materialien zur Prüfungsvorbereitung und Weiterbildung.

Was ist KIM und wofür brauche ich das?

KIM steht für „Kommunikation im Medizinwesen" und ist ein sicherer E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur. Darüber können Arztbriefe, Befunde und andere medizinische Dokumente verschlüsselt zwischen Praxen, Kliniken und anderen Einrichtungen versendet werden – datenschutzkonform und ohne Risiko, dass Daten abgefangen werden.