Grippesaison: Impfkampagne in der Arztpraxis organisieren

Jedes Jahr im Herbst steht sie wieder vor der Tür: die Grippesaison. Für dich als MFA bedeutet das eine organisatorische Herausforderung, die weit über das eigentliche Impfen hinausgeht. Impfstoff bestellen, Termine koordinieren, Patienten aufklären, Material vorbereiten und am Ende alles korrekt abrechnen – das will gut geplant sein. Wenn du die Grippeschutzimpfung in deiner Praxis effizient organisierst, entlastest du nicht nur das gesamte Team, sondern sorgst auch dafür, dass möglichst viele Patienten geschützt in den Winter gehen.

In diesem Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine Impfkampagne professionell planst und durchführst – von der Bestellung bis zur Abrechnung.

Wann starten? Timing der Grippeschutzimpfung

Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend für den Erfolg deiner Impfkampagne. Die Ständige Impfkommission (STIKO) empfiehlt die Grippeimpfung idealerweise in den Monaten Oktober und November. Der Grund: Nach der Impfung dauert es etwa 10 bis 14 Tage, bis der volle Impfschutz aufgebaut ist. Da die Grippewelle in Deutschland typischerweise nach dem Jahreswechsel ihren Höhepunkt erreicht, sind Patienten so rechtzeitig geschützt.

Dein Zeitplan im Überblick:

• März/April: Impfstoff beim Großhändler oder direkt beim Hersteller vorbestellen
• September: Lieferung des Impfstoffs, Lagerung und Bestandskontrolle
• Oktober/November: Hauptimpfphase – Impfsprechstunden anbieten
• Dezember/Januar: Nachzügler impfen, Restbestände verimpfen
• Februar/März: Saison auswerten, Dokumentation abschließen

Auch verspätete Impfungen im Dezember oder Januar sind sinnvoll, solange die Grippewelle noch nicht vorüber ist. Ermutige Patienten also ruhig auch dann noch zur Impfung.

Impfstoff bestellen – Menge richtig kalkulieren

Die Impfstoffbestellung gehört zu den ersten und wichtigsten Aufgaben. Da Grippeimpfstoffe jedes Jahr an die aktuell zirkulierenden Virusstämme angepasst werden, musst du frühzeitig bestellen.

So kalkulierst du die richtige Menge

Orientiere dich an den Verbrauchszahlen der Vorsaison und plane einen Puffer von 10 bis 15 Prozent ein. Berücksichtige dabei:

• Patientenstruktur: Wie viele Risikopatienten (60+, chronisch Kranke) hat eure Praxis?
• Nachfrage-Trends: In Jahren mit hoher Medienberichterstattung steigt die Impfbereitschaft deutlich.
• Neue Patienten: Ist die Praxis gewachsen?

Welcher Impfstoff für wen?

Aktuell werden ausschließlich tetravalente Impfstoffe eingesetzt, die gegen vier Influenzastämme schützen. Achte auf die Unterscheidung:

• Standard-Impfstoff: Für Erwachsene unter 60 Jahren
• Hochdosis-Impfstoff: Für Patienten ab 60 Jahren – die STIKO empfiehlt hier den Hochdosis-Impfstoff, da er eine stärkere Immunantwort auslöst
• Adjuvantierter Impfstoff: Ebenfalls eine Option für ältere Patienten

Bestelle beide Varianten in ausreichender Menge. Nichts ist ärgerlicher, als Patienten abweisen zu müssen, weil der passende Impfstoff fehlt.

Terminplanung – Impfsprechstunde organisieren

Eine durchdachte Terminplanung ist das Herzstück jeder erfolgreichen Impfkampagne. Statt Impfungen zwischen reguläre Sprechstunden zu quetschen, lohnt sich ein strukturiertes Konzept.

Bewährte Terminmodelle

• Dedizierte Impfsprechstunden: Blocke feste Zeitfenster ausschließlich für Grippeimpfungen – zum Beispiel dienstags und donnerstags von 14 bis 16 Uhr.
• Gruppenimpftermine: Plane Slots, in denen mehrere Patienten parallel aufgeklärt und nacheinander geimpft werden. Das spart Zeit bei der Aufklärung.
• Walk-in-Stunden: Biete an bestimmten Tagen offene Impfsprechstunden ohne Terminvergabe an. Das senkt die Hemmschwelle für spontane Impfentschlüsse.
• Abendsprechstunde: Ein Termin pro Woche bis 19 Uhr erreicht Berufstätige, die tagsüber keine Zeit haben.

Praktische Tipps zur Umsetzung

• Rechne pro Patient mit 5 bis 8 Minuten für den reinen Impfvorgang (ohne Wartezeit).
• Plane die 15-minütige Nachbeobachtungszeit in eure Raumplanung ein – du brauchst ausreichend Sitzplätze im Wartebereich.
• Nutze euer Praxisverwaltungssystem, um Risikopatienten proaktiv einzubestellen: Über Recall-Listen oder SMS-Erinnerungen erreichst du die Zielgruppe direkt.

Material vorbereiten

Vorbereitung ist alles. Am Impftag sollte jeder Handgriff sitzen. Stelle sicher, dass folgendes Material bereitliegt:

Checkliste Impfmaterial:

• [ ] Aufklärungsbögen (aktuell vom Robert Koch-Institut oder DGUV)
• [ ] Einwilligungsformulare
• [ ] Impfstoff – rechtzeitig aus dem Kühlschrank nehmen und auf Raumtemperatur bringen (je nach Herstellerangabe)
• [ ] Spritzen und Kanülen in der richtigen Größe
• [ ] Desinfektionsmittel für die Injektionsstelle
• [ ] Tupfer und Pflaster
• [ ] Impfpässe der Patienten (wenn vorhanden, vorab heraussuchen)
• [ ] Ersatz-Impfbescheinigungen für Patienten ohne Impfpass
• [ ] Notfallausrüstung: Adrenalin-Autoinjektor, Antihistaminika, Blutdruckmessgerät, Pulsoximeter

Die Kühlkette darfst du auf keinen Fall unterbrechen. Impfstoffe müssen bei 2 bis 8 Grad Celsius gelagert werden. Dokumentiere die Kühlschranktemperatur täglich und nutze idealerweise ein digitales Temperaturüberwachungssystem.

Wenn du dein Wissen zu Hygieneanforderungen in der Praxis auffrischen möchtest, findest du alles Wichtige in unserem Beitrag Hygiene in der Arztpraxis – der komplette Leitfaden.

Ablauf am Impftag – effizient und sicher

Ein klar definierter Workflow sorgt dafür, dass der Impftag reibungslos läuft. Hier ein bewährter Ablauf in fünf Schritten:

Schritt 1: Aufklärung

Händige dem Patienten den Aufklärungsbogen aus. Erkläre kurz die häufigsten Nebenwirkungen (Rötung und Schwellung an der Einstichstelle, leichtes Krankheitsgefühl) und beantworte offene Fragen. Bei Gruppenimpfungen kannst du die Aufklärung auch als kurzen Vortrag für alle anwesenden Patienten gestalten.

Schritt 2: Einwilligung

Lass den Patienten das Einwilligungsformular unterschreiben. Prüfe Kontraindikationen: Akute fieberhafte Erkrankung? Allergie gegen Hühnereiweiß oder Impfstoffbestandteile? Dokumentiere alles sorgfältig.

Schritt 3: Impfung

Die Grippeimpfung wird intramuskulär verabreicht – bei Erwachsenen in der Regel in den M. deltoideus (Oberarm). Achte auf korrekte Injektionstechnik und Hygiene.

Schritt 4: Nachbeobachtung

Der Patient bleibt mindestens 15 Minuten in der Praxis. Informiere ihn über mögliche Sofortreaktionen und dass er sich bei Unwohlsein sofort melden soll. Halte die Notfallausrüstung griffbereit.

Schritt 5: Dokumentation

Trage die Impfung ein in:

• den Impfpass des Patienten
• die Patientenakte (Praxisverwaltungssystem)
• das Impfregister, falls in eurem Bundesland vorgeschrieben

Dokumentiere Chargennummer, Handelsname, Impfdatum und die impfende Person. Eine lückenlose Dokumentation ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt auch bei Rückfragen.

Abrechnungsziffern für die Grippeimpfung

Die korrekte Abrechnung ist ein Thema, das vielen MFAs Kopfzerbrechen bereitet. Hier die wichtigsten Punkte:

EBM-Ziffern

Beide Ziffern werden außerhalb des Budgets vergütet. Der genaue Betrag wird zwischen den regionalen KVen und Krankenkassen vereinbart und kann leicht abweichen.

Impfstoffverordnung

Der Impfstoff wird in der Regel über den Sprechstundenbedarf (SSB) bezogen. Das bedeutet:

• Die Verordnung erfolgt auf einem Kassenrezept zu Lasten der jeweiligen Krankenkasse.
• Der Impfstoff wird nicht über das Arzneimittelbudget abgerechnet, sondern separat.
• Achte auf die korrekte Pharmazentralnummer (PZN) – Hochdosis-Impfstoffe haben eine andere PZN als Standard-Impfstoffe.

Saisonale Besonderheiten

• Manche Kassenärztliche Vereinigungen (KVen) zahlen Zuschläge für Impfungen außerhalb der regulären Sprechstunde oder an Samstagen.
• Privatpatienten werden nach GOÄ Ziffer 375 (Schutzimpfung) abgerechnet, zuzüglich Impfstoffkosten.
• Dokumentiere genau, welcher Impfstoff bei welchem Patienten verwendet wurde – das ist bei Abrechnungsprüfungen relevant.

Patientenansprache – Wer sollte geimpft werden?

Eine erfolgreiche Impfkampagne lebt davon, dass du die richtigen Patienten aktiv ansprichst. Warte nicht darauf, dass Patienten von sich aus nach der Impfung fragen.

STIKO-Risikogruppen

Die STIKO empfiehlt die Grippeimpfung besonders für:

• Personen ab 60 Jahren
• Schwangere (ab dem 2. Trimenon, bei erhöhter gesundheitlicher Gefährdung ab dem 1. Trimenon)
• Chronisch Kranke: Diabetes, Asthma, COPD, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Immunschwäche
• Bewohner von Alten- und Pflegeheimen
• Medizinisches Personal – also auch du selbst!
• Personen in Einrichtungen mit viel Publikumsverkehr
• Kontaktpersonen von Risikopatienten

So sprichst du Patienten aktiv an

• Recall-System nutzen: Filtere in eurem PVS alle Patienten der Risikogruppen und verschicke Einladungen per Brief, E-Mail oder SMS.
• Wartezimmer-Kommunikation: Hänge Poster auf, lege Flyer aus, nutze Bildschirme im Wartebereich für Impfinformationen.
• Persönliche Ansprache: Wenn ein Risikopatient wegen eines anderen Anliegens in der Praxis ist, weise ihn freundlich auf die Impfmöglichkeit hin: „Frau Müller, wir haben gerade Grippeimpfstoff da. Sollen wir das heute gleich mitmachen?"
• Social Media: Poste auf den Praxis-Kanälen Infos zur Impfsprechstunde.

Vertiefende Informationen zu allen STIKO-Empfehlungen und wie du Impfungen in der Praxis sicher durchführst, findest du in unserem Artikel Impfungen und STIKO-Empfehlungen für MFA.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange ist der Grippeimpfstoff haltbar?

Grippeimpfstoffe sind in der Regel bis zum Ende der jeweiligen Saison haltbar, also bis etwa Juni/Juli des Folgejahres. Prüfe immer das Verfallsdatum auf der Verpackung. Nicht verbrauchter Impfstoff muss fachgerecht entsorgt werden – er darf nicht in die nächste Saison übernommen werden, da sich die Virusstämme jährlich ändern.

Was tun, wenn der Impfstoff knapp wird?

Kontaktiere frühzeitig deinen Großhändler oder die Kassenärztliche Vereinigung. Manche KVen führen Impfstoffbörsen, über die Praxen Restbestände untereinander tauschen können. Priorisiere die Impfung von Hochrisikopatienten, wenn die Menge begrenzt ist.

Darf ich als MFA selbst impfen?

Ja – die Grippeimpfung darf von der MFA durchgeführt werden, sofern eine ärztliche Delegation vorliegt. Das bedeutet: Der Arzt muss die Impfung anordnen, du führst sie unter ärztlicher Aufsicht durch. Voraussetzung ist, dass du in der Injektionstechnik geschult bist und die Aufklärung durch den Arzt erfolgt ist.

Können Patienten trotz Impfung an Grippe erkranken?

Ja, das ist möglich. Die Wirksamkeit der Grippeimpfung variiert je nach Saison zwischen 40 und 60 Prozent. Das liegt daran, dass die Virusstämme mutieren können. Trotzdem verlaufen Grippeerkrankungen bei geimpften Personen in der Regel deutlich milder. Erkläre das Patienten, die skeptisch sind – die Impfung lohnt sich trotzdem.

Welche Nebenwirkungen treten am häufigsten auf?

Die häufigsten Nebenwirkungen sind lokal: Rötung, Schwellung und leichte Schmerzen an der Einstichstelle. Manche Patienten berichten über allgemeine Symptome wie Müdigkeit, leichte Kopfschmerzen oder ein leichtes Krankheitsgefühl für ein bis zwei Tage. Schwere allergische Reaktionen (Anaphylaxie) sind extrem selten, weshalb aber die 15-minütige Nachbeobachtung so wichtig ist.

Muss die Grippeimpfung jedes Jahr wiederholt werden?

Ja, die Grippeimpfung muss jährlich aufgefrischt werden. Das hat zwei Gründe: Erstens verändern sich die zirkulierenden Influenzaviren jede Saison, sodass der Impfstoff angepasst wird. Zweitens lässt der Impfschutz nach einigen Monaten nach. Erkläre deinen Patienten, dass die jährliche Impfung der beste Schutz ist.

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Fazit: Eine gut organisierte Grippeschutzimpfkampagne ist Teamarbeit – und du als MFA bist die zentrale Schaltstelle. Mit frühzeitiger Planung, einem klaren Ablauf und aktiver Patientenansprache stellst du sicher, dass eure Praxis die Grippesaison souverän meistert. Fang am besten schon im Frühjahr mit der Planung an, dann läuft im Herbst alles wie am Schnürchen.